Banyak perusahaan menghabiskan waktu berhari-hari memoles company profile untuk tender, lalu kalah karena satu dokumen kualifikasi kurang. Ada juga yang sebaliknya: dokumennya lengkap, tetapi kesan pertamanya lemah sehingga tidak pernah diundang. Memahami peran company profile untuk tender yang sebenarnya membantu Anda menaruh tenaga di tempat yang tepat.
Di tender pemerintah, company profile bukan dokumen yang dinilai
Pada tender pemerintah yang berjalan lewat sistem pengadaan elektronik, penilaian formal bertumpu pada dokumen kualifikasi dan dokumen penawaran sesuai persyaratan dalam dokumen pemilihan. Data kualifikasi penyedia umumnya dicatat dalam sistem informasi kinerja penyedia. Company profile biasanya tidak diberi nilai.
Artinya, jangan pernah menaruh informasi wajib hanya di company profile. Pengalaman, tenaga ahli, dan peralatan harus muncul di dokumen yang diminta, dalam format yang diminta. Selalu ikuti daftar dokumen di dokumen pemilihan tender yang bersangkutan.
Di mana company profile benar-benar berperan
- Prakualifikasi di perusahaan swasta dan BUMN. Banyak perusahaan meminta company profile sebagai bagian dari proses penyaringan awal calon penyedia.
- Tender terbatas dan undangan. Sebelum mengundang, tim pengadaan sering membandingkan company profile beberapa calon peserta.
- Presentasi dan klarifikasi. Company profile menjadi pegangan saat Anda diminta menjelaskan kemampuan perusahaan.
- Perkenalan sebelum tender dibuka. Ketika pemilik proyek masih memetakan calon penyedia, company profile yang kuat bisa membuat nama Anda masuk daftar.
Apa yang diperiksa panitia dan tim pengadaan
| Aspek | Yang dicari pemeriksa |
|---|---|
| Pengalaman sejenis | Jenis pekerjaan, pemberi kerja, tahun, dan skala yang sebanding dengan paket yang ditenderkan |
| Kemampuan teknis | Tenaga ahli beserta sertifikat kompetensinya |
| Peralatan dan fasilitas | Kepemilikan atau akses terhadap peralatan utama |
| Legalitas | NIB dengan bidang usaha yang sesuai, akta, dan izin yang berlaku |
| Sistem mutu dan K3 | Sertifikasi atau prosedur yang relevan dengan pekerjaan |
Baca juga: Isi Company Profile Perusahaan: 12 Bagian dan Urutan yang Membuat Pembaca Percaya
Cara menyusun company profile untuk tender
- Buat tabel pengalaman yang rapi. Nama pekerjaan, pemberi kerja, lokasi, tahun, dan lingkup, dengan format yang sama untuk setiap baris.
- Samakan data dengan dokumen kualifikasi. Nama badan usaha, alamat, dan angka pengalaman harus identik di semua dokumen.
- Tonjolkan pengalaman yang paling mirip. Urutkan berdasarkan kemiripan dengan jenis tender yang sering Anda ikuti, bukan berdasarkan tahun.
- Tampilkan legalitas yang berlaku. Gunakan NIB dan dokumen terbaru, lengkap dengan bidang usaha yang relevan.
- Siapkan versi khusus tender. Lebih ringkas dan lebih faktual daripada versi untuk penjualan umum.
Urutan penyajian juga penting. Company profile Agrapana Interior, misalnya, mengelompokkan klien menurut jenis proyek, yaitu perumahan, apartemen, serta korporat dan institusi, sehingga pemeriksa langsung menemukan pengalaman yang sejenis dengan kebutuhannya.
Bila Anda membutuhkan versi tender yang konsisten dengan dokumen kualifikasi Anda, layanan jasa pembuatan company profile kami bisa menyusunnya bersama tim tender Anda.
Baca juga: 9 Kesalahan Company Profile yang Membuat Calon Klien Ragu Menghubungi
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah company profile wajib dalam tender pemerintah?
Umumnya tidak menjadi dokumen yang dinilai. Penilaian formal pada tender pemerintah bertumpu pada dokumen kualifikasi dan penawaran sesuai persyaratan dalam dokumen pemilihan. Selalu ikuti daftar dokumen yang diminta di tender tersebut.
Kapan company profile paling berpengaruh dalam proses pengadaan?
Pada prakualifikasi di perusahaan swasta dan BUMN, undangan tender terbatas, serta tahap presentasi. Di situ company profile sering menjadi kesan pertama sebelum dokumen teknis dibaca.
Bagaimana menampilkan pengalaman proyek tanpa melanggar kerahasiaan klien?
Tampilkan jenis pekerjaan, sektor, skala, dan tahun tanpa menyebut nama klien bila belum ada izin. Untuk proyek yang boleh disebut, pastikan izinnya tertulis.
Apakah data di company profile harus sama dengan dokumen kualifikasi?
Harus konsisten. Perbedaan nama badan usaha, alamat, atau angka pengalaman antara company profile dan dokumen kualifikasi bisa menimbulkan pertanyaan saat verifikasi.
Perlukah membuat versi khusus untuk tender?
Sering kali perlu. Versi tender menonjolkan pengalaman sejenis, kapasitas, legalitas, dan tenaga ahli, sedangkan versi penjualan umum lebih fokus pada manfaat bagi klien.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi digital dan marketing internasional yang berbasis di Jakarta. Kami menulis dan mendesain company profile perusahaan yang dipakai untuk menjual, serta membangun website custom dan aplikasi web dan landing page untuk perusahaan B2B.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek dan menghasilkan lebih dari 1.000 leads B2B untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain.
Sedang menyiapkan diri untuk tender berikutnya?
Ceritakan jenis tender yang biasa Anda ikuti. Kami bantu menyusun company profile yang konsisten dengan dokumen kualifikasi Anda. Konsultasi awal bersifat gratis dan tidak mengikat.
