Sebagian besar penyesalan dalam proyek ERP berakar pada pertanyaan yang tidak diajukan sebelum kontrak ditandatangani. Setelah proyek berjalan, posisi tawar Anda berkurang drastis.
Daftar berikut kami susun untuk membantu Anda dalam memilih vendor Odoo secara lebih tajam. Perhatikan bukan hanya jawabannya, melainkan juga seberapa spesifik jawaban tersebut.
Tentang ruang lingkup dan proses
1. Proses bisnis kami yang mana yang akan dipetakan lebih dulu?
Vendor yang kompeten akan meminta bertemu tim operasional sebelum menyusun penawaran. Vendor yang langsung mengirim daftar harga per modul belum memahami kebutuhan Anda.
2. Apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam ruang lingkup?
Mintalah daftar tertulis mengenai hal yang tidak tercakup. Ini justru lebih penting daripada daftar yang tercakup.
3. Bagaimana permintaan perubahan di tengah proyek ditangani?
Perubahan pasti terjadi. Yang perlu disepakati adalah mekanisme dan tarifnya, sejak awal.
4. Siapa yang bertanggung jawab atas pembersihan data?
Ini penyebab keterlambatan paling umum. Pastikan pembagian tugasnya jelas dan tertulis.
Baca juga: 7 Penyebab Implementasi ERP Gagal di Perusahaan Indonesia
Tentang biaya
5. Berapa total biaya kepemilikan selama tiga tahun?
Termasuk lisensi, implementasi, hosting, dukungan, dan perkiraan biaya peningkatan versi. Angka tahun pertama saja menyesatkan.
6. Apakah kami memakai versi Community atau Enterprise, dan mengapa?
Vendor harus mampu menjelaskan alasan rekomendasinya berdasarkan kebutuhan Anda, bukan berdasarkan komisi yang mereka peroleh.
7. Berapa tarif untuk pekerjaan di luar kontrak?
Sepakati tarif per jam atau per hari sebelum Anda membutuhkannya.
8. Bagaimana skema biaya dukungan setelah peluncuran?
Tanyakan cakupan, waktu tanggap, dan apa yang termasuk sebagai perbaikan bebas biaya.
Tentang kemampuan teknis
9. Bolehkah kami berbicara dengan dua klien di industri sejenis?
Vendor yang berpengalaman akan dengan senang hati menghubungkan Anda. Keengganan menjawab pertanyaan ini adalah tanda yang perlu diperhatikan.
10. Bagaimana modul kustom yang dibangun akan bertahan saat peningkatan versi?
Odoo merilis versi baru setiap tahun. Kustomisasi yang ditulis sembarangan akan menyulitkan pembaruan di kemudian hari.
11. Siapa yang memiliki kode program modul kustom kami?
Jawaban seharusnya adalah perusahaan Anda. Pastikan hal ini tertulis dalam kontrak.
12. Apa yang terjadi jika kami memutuskan berpindah vendor?
Vendor yang percaya diri akan menjelaskan prosesnya secara terbuka. Sifat sumber terbuka Odoo memungkinkan perpindahan mitra tanpa mengganti sistem, dan hal itu seharusnya menjadi keunggulan yang mereka akui.
Baca juga: 10 Vendor ERP Terbaik dan Tips Memilih Sesuai Skala Bisnis
Soal status partner resmi
Banyak vendor menempatkan status partner resmi sebagai argumen utama. Status tersebut memang menunjukkan komitmen terhadap ekosistem, namun tidak dengan sendirinya menjamin keberhasilan proyek Anda.
Yang lebih menentukan adalah rekam jejak penyelesaian proyek di industri yang serupa dengan Anda, serta kemampuan tim memahami operasional Anda. Mintalah bukti hasil, bukan hanya sertifikat.
Tanda peringatan yang perlu diwaspadai
- Penawaran dikirim tanpa pertemuan awal yang membahas proses bisnis Anda.
- Estimasi waktu terdengar terlalu cepat dibanding cakupan pekerjaan.
- Seluruh permintaan Anda dijawab dengan kata bisa, tanpa pembahasan konsekuensi biaya dan waktu.
- Tidak ada pembahasan mengenai migrasi data dalam proposal.
- Pelatihan pengguna tidak muncul sebagai komponen anggaran tersendiri.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah status partner resmi Odoo menjamin keberhasilan proyek?
Tidak dengan sendirinya. Status tersebut menunjukkan komitmen terhadap ekosistem, namun yang lebih menentukan adalah rekam jejak penyelesaian proyek di industri serupa dengan Anda. Mintalah bukti hasil, bukan hanya sertifikat.
Siapa yang memiliki kode program modul kustom kami?
Jawaban yang benar adalah perusahaan Anda, dan hal ini harus tertulis dalam kontrak. Tanpa itu, Anda berisiko terkunci pada satu vendor untuk setiap perubahan di kemudian hari.
Bagaimana modul kustom bertahan saat Odoo naik versi?
Odoo merilis versi baru setiap tahun. Kustomisasi yang ditulis mengikuti kaidah pengembangan Odoo relatif mudah disesuaikan, sedangkan yang ditulis sembarangan akan menyulitkan pembaruan dan menimbulkan biaya besar.
Apa yang harus ditanyakan tentang biaya?
Total biaya kepemilikan tiga tahun termasuk lisensi, implementasi, hosting, dukungan, dan perkiraan biaya peningkatan versi. Angka tahun pertama saja menyesatkan. Sepakati juga tarif pekerjaan di luar kontrak sebelum Anda membutuhkannya.
Apa tanda vendor yang perlu diwaspadai?
Penawaran dikirim tanpa pertemuan awal membahas proses bisnis, estimasi waktu terdengar terlalu cepat, seluruh permintaan dijawab bisa tanpa membahas konsekuensi, tidak ada pembahasan migrasi data, dan pelatihan tidak muncul sebagai komponen anggaran.
Apa yang terjadi jika kami ingin berpindah vendor?
Sifat sumber terbuka Odoo memungkinkan perpindahan mitra implementasi tanpa mengganti sistem. Vendor yang percaya diri akan menjelaskan prosesnya secara terbuka dan mengakui hal itu sebagai keunggulan.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi digital dan marketing internasional yang berbasis di Jakarta. Kami menangani implementasi ERP Odoo dengan pendekatan yang dimulai dari pemetaan proses operasional, dan kami mendorong calon klien menanyakan seluruh pertanyaan di atas kepada kami maupun kepada vendor lain yang sedang dipertimbangkan.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain, termasuk sektor logistik dan trading.
Ajukan pertanyaan ini kepada kami
Jika Anda sedang menyeleksi beberapa vendor, kami siap menjawab kedua belas pertanyaan di atas secara tertulis. Konsultasi awal bersifat gratis dan tidak mengikat.
