Halaman legalitas sering dibuat paling akhir dan paling cepat: pindai semua dokumen, tempel, selesai. Padahal halaman ini termasuk yang paling teliti dibaca oleh tim procurement, dan juga yang paling sering membuka data yang tidak seharusnya terlihat publik. Legalitas company profile yang baik menampilkan cukup informasi untuk diverifikasi, tanpa membuka lebih dari itu.
Catatan: artikel ini bersifat informasi umum, bukan nasihat hukum. Untuk kepastian status perizinan Anda, konsultasikan dengan notaris atau konsultan hukum.
Kenapa halaman legalitas dibaca dengan teliti
Bagi pembeli korporat, legalitas adalah cara cepat memastikan bahwa perusahaan Anda resmi, bidang usahanya sesuai, dan dokumennya terawat. Satu ketidaksesuaian kecil, misalnya nama di dokumen berbeda dengan nama di sampul, cukup untuk menunda proses.
Dokumen legalitas company profile: tampilkan atau tidak
| Dokumen | Tampilkan? | Catatan |
|---|---|---|
| NIB | Ya | Sertakan nomor dan bidang usaha yang relevan. Sejak perizinan beralih ke sistem OSS, NIB menggantikan dokumen lama seperti SIUP dan TDP |
| Akta pendirian dan pengesahan | Cukup ringkasannya | Sebutkan nomor dan tanggal. Salinan lengkap diberikan saat diminta |
| Sertifikat industri | Ya | Misalnya sertifikat mutu, sertifikat badan usaha konstruksi, atau halal, lengkap dengan masa berlakunya |
| NPWP | Sebagian atau status saja | Nyatakan bahwa perusahaan terdaftar sebagai wajib pajak. Nomor lengkap diberikan dalam proses resmi |
| KTP pemilik atau direktur | Jangan | Termasuk data pribadi |
| Foto pribadi pada dokumen izin | Jangan | Tutup atau potong bagian tersebut bila dokumen terpaksa ditampilkan |
Sejak Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku, menampilkan data pribadi tanpa kebutuhan yang jelas semakin berisiko. Prinsip yang aman sederhana: tampilkan yang dibutuhkan pembaca untuk memverifikasi, tutup sisanya.
Baca juga: Company Profile Supplier: Apa yang Dinilai Tim Procurement Sebelum Anda Masuk Daftar Rekanan
Kesalahan legalitas yang paling sering ditemui
- Nama di dokumen berbeda dengan nama di sampul. Misalnya dokumen izin atas nama usaha lama, sementara company profile memakai nama merek baru. Bila memang berbeda, jelaskan hubungannya.
- Dokumen yang sudah digantikan. Menampilkan SIUP atau TDP sebagai legalitas utama memberi kesan dokumen tidak diperbarui.
- Istilah badan hukum yang keliru. PT termasuk badan hukum, sedangkan CV dan usaha perorangan tidak. Klaim “berbadan hukum” yang tidak sesuai akan terlihat saat diverifikasi.
- Masa berlaku tidak dicantumkan. Sertifikat yang kedaluwarsa tanpa keterangan membuat pembaca ragu dengan dokumen lainnya.
- Pindaian buram. Dokumen yang tidak terbaca tidak membuktikan apa pun.
Cara menyajikan halaman legalitas yang rapi
Ubah pindaian menjadi tabel ringkas: nama dokumen, nomor, penerbit, dan masa berlaku. Letakkan di halaman yang sama dengan bukti lain yang biasa diperiksa pembeli korporat, seperti daftar klien atau sertifikasi. Salinan lengkap dokumen disiapkan terpisah dan diberikan ketika diminta dalam proses resmi.
Cara penyajian ini berlaku untuk halaman mana pun: setiap halaman sebaiknya menjawab satu keraguan pembaca, seperti yang terlihat pada studi kasus company profile Agrapana Interior. Bila Anda ingin halaman legalitas diperiksa sebelum dokumen dirilis, pemeriksaan data sensitif termasuk dalam layanan jasa pembuatan company profile kami.
Baca juga: Company Profile untuk Tender: Apa yang Diperiksa Panitia Pengadaan Sebelum Membuka Penawaran Anda
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Dokumen legalitas apa yang wajib ada di company profile?
Tidak ada aturan yang mewajibkan isi company profile. Namun pembeli bisnis biasanya mencari NIB, akta pendirian beserta pengesahannya untuk PT, dan sertifikat yang relevan dengan industri. Tampilkan yang membantu pembaca memverifikasi bahwa usaha Anda resmi.
Apakah NPWP perlu ditampilkan secara lengkap?
Sebaiknya tidak di dokumen yang beredar luas. Cukup nyatakan bahwa perusahaan terdaftar sebagai wajib pajak, lalu berikan nomor lengkap saat diminta dalam proses resmi seperti pendaftaran vendor. Untuk usaha perorangan, nomor pajak pemilik termasuk data pribadi yang perlu dijaga.
Apakah SIUP masih relevan untuk ditampilkan?
Sejak perizinan berusaha beralih ke sistem OSS, SIUP dan TDP telah digantikan oleh NIB. Menampilkan dokumen lama sebagai legalitas utama bisa memberi kesan dokumen tidak diperbarui, jadi gunakan NIB yang berlaku.
Apakah CV termasuk badan hukum?
Tidak. CV dan usaha perorangan adalah badan usaha yang tidak berbadan hukum, sedangkan PT termasuk badan hukum. Gunakan istilah yang tepat di company profile agar tidak menimbulkan pertanyaan saat diverifikasi.
Bagaimana menampilkan sertifikat tanpa membuat halaman terlalu padat?
Tampilkan nama sertifikat, nomor atau penerbit, dan masa berlakunya dalam bentuk daftar atau tabel. Salinan lengkap cukup dilampirkan terpisah ketika diminta.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi digital dan marketing internasional yang berbasis di Jakarta. Kami menulis dan mendesain company profile perusahaan yang dipakai untuk menjual, serta membangun website custom dan aplikasi web dan landing page untuk perusahaan B2B.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek dan menghasilkan lebih dari 1.000 leads B2B untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain.
Ragu dengan halaman legalitas Anda?
Kirimkan halaman legalitas company profile Anda saat ini. Kami bantu menandai data yang sebaiknya ditutup dan dokumen yang perlu diperbarui. Konsultasi awal bersifat gratis dan tidak mengikat.
