Banyak panitia memulai dari desain sampul, lalu kehabisan waktu di tengah jalan karena data siswa belum terkumpul dan sesi foto belum dijadwalkan. Cara membuat buku tahunan yang rapi justru dimulai dari keputusan dan jadwal, baru kemudian desain. Berikut delapan tahap yang bisa diikuti panitia dari rapat pertama sampai buku dibagikan.
Tahap Persiapan
1. Bentuk panitia dan tunjuk guru pendamping
Bagi peran sejak awal, yaitu ketua, bendahara, koordinator materi per kelas, dan koordinator foto. Guru pendamping menjembatani panitia dengan sekolah.
2. Susun proposal dan anggaran
Tentukan perkiraan jumlah halaman, spesifikasi, dan biaya per siswa, lalu ajukan ke sekolah untuk disetujui.
3. Pilih vendor atau tentukan pembagian kerja
Putuskan bagian mana yang dikerjakan sendiri dan bagian mana yang diserahkan kepada vendor, lalu tuangkan dalam kontrak tertulis.
4. Tentukan konsep dan rencana halaman
Pilih satu konsep besar, lalu petakan setiap bagian buku ke jumlah halaman dan penanggung jawabnya.
Keempat tahap persiapan ini sering terasa lambat karena belum ada hasil yang bisa dilihat. Padahal di tahap inilah sebagian besar masalah buku tahunan dicegah, mulai dari anggaran yang kurang sampai jadwal yang bertabrakan dengan ujian.
Baca juga: Proposal Buku Tahunan: Template Anggaran, Jadwal, dan Vendor untuk Diajukan ke Sekolah
Cara Membuat Buku Tahunan: Tahap Produksi
5. Kumpulkan data dan materi
Nama lengkap, kutipan, foto kegiatan, dan kata sambutan dikumpulkan lewat satu formulir dengan tenggat yang jelas.
6. Jalankan sesi foto
Jadwalkan per kelas, siapkan properti sesuai konsep, dan sediakan sesi susulan untuk siswa yang berhalangan.
7. Desain, periksa, dan revisi
Setiap halaman diperiksa oleh orang yang mengenal siswanya, dan semua koreksi dikirim dalam satu putaran.
8. Cetak dan bagikan
Setujui contoh cetak, pantau produksi, lalu bagikan buku sesuai daftar pemesan. Simpan beberapa eksemplar untuk arsip sekolah.
Kesalahan yang Paling Sering Membuat Buku Telat
- Memulai dari desain sebelum data dan foto terkumpul
- Sesi foto dijadwalkan terlalu dekat dengan ujian akhir
- Tidak ada satu orang yang memegang daftar siswa final
- Revisi dikirim berkali-kali dalam potongan kecil
- Jumlah pemesan baru dihitung setelah file dikirim ke percetakan
Alat Sederhana yang Membantu Panitia
- Satu formulir untuk data, kutipan, dan persetujuan siswa.
- Satu folder bersama untuk foto kegiatan, dikelompokkan per kegiatan.
- Satu tabel rencana halaman yang mencatat penanggung jawab dan tenggat setiap bagian.
- Satu grup koordinasi yang hanya berisi penanggung jawab, agar keputusan tidak tenggelam di grup besar.
Contoh hasil akhir dari proses seperti ini bisa dilihat pada yearbook SMAK Kalam Kudus II. Bila panitia ingin didampingi di sebagian atau seluruh tahap, layanan jasa pembuatan yearbook kami bisa disesuaikan dengan kebutuhan angkatan.
Baca juga: Isi Buku Tahunan Sekolah: 14 Bagian Wajib dan Urutan yang Enak Dibaca
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Kapan sebaiknya mulai membuat buku tahunan?
Di awal tahun ajaran kelas terakhir. Waktu yang longgar memberi ruang untuk konsep, sesi foto, dan revisi sebelum masa ujian.
Berapa orang yang ideal dalam panitia buku tahunan?
Cukup kecil agar keputusan cepat, tetapi setiap kelas sebaiknya punya satu koordinator materi agar tidak ada siswa yang terlewat.
Apakah buku tahunan bisa dibuat tanpa vendor?
Bisa, terutama untuk angkatan kecil, asalkan ada anggota yang berpengalaman mendesain buku dan panitia siap menanggung risiko cetak.
Tahap mana yang paling sering terlambat?
Pengumpulan data dan foto. Formulir tunggal dengan tenggat yang jelas dan koordinator per kelas sangat membantu.
Bagaimana memastikan tidak ada nama yang salah?
Bagikan halaman profil kepada koordinator per kelas untuk diperiksa, dan minta siswa mengonfirmasi ejaan namanya sendiri sebelum file dikunci.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi kreatif dan digital yang berbasis di Jakarta. Kami bisa mendampingi tahap tertentu saja, misalnya sesi foto yearbook atau cetak buku tahunan, maupun seluruh prosesnya.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek dan menghasilkan lebih dari 1.000 leads B2B untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain.
Baru Memulai Rapat Pertama?
Ceritakan jumlah siswa, tanggal kelulusan, dan bagian yang ingin dikerjakan sendiri. Kami bantu menyusun jadwal delapan tahap ini untuk angkatan Anda. Konsultasi awal gratis dan tidak mengikat.
