Company profile yang bagus bisa tetap tidak dibuka. Filenya terlalu berat untuk diunduh di ponsel, namanya tidak jelas, atau dikirim tanpa satu kalimat pun yang menjelaskan kenapa penerima perlu membukanya. Mengetahui cara mengirim company profile dengan benar sama pentingnya dengan isi dokumennya.
Cara mengirim company profile dimulai dari filenya
- Buat versi ringan untuk dikirim. Versi beresolusi tinggi untuk cetak disimpan terpisah. File yang ringan lebih cepat dibuka di ponsel dan lebih kecil kemungkinannya tertahan batas lampiran email.
- Gunakan format PDF. Tampilannya sama di hampir semua perangkat, berbeda dengan file presentasi atau dokumen pengolah kata yang bisa bergeser.
- Beri nama file yang jelas. Misalnya “Company Profile Nama Perusahaan.pdf”, bukan “final_rev3_fix.pdf”.
- Uji di ponsel sendiri. Kirim ke diri sendiri lewat WhatsApp dan email, lalu buka di ponsel sebelum dikirim ke calon klien.
Mengirim lewat email
Subjek yang spesifik
“Company profile Nama Perusahaan untuk kebutuhan panel listrik pabrik” lebih mungkin dibuka daripada “Perkenalan perusahaan”.
Isi email yang singkat
Tiga sampai lima kalimat: konteks pertemuan atau alasan menghubungi, satu poin yang relevan bagi penerima, lalu ajakan yang jelas. Company profile bekerja sebagai lampiran pendukung, bukan pengganti isi email.
Lampiran atau tautan
Lampiran lebih praktis bagi penerima. Namun penyedia email membatasi ukuran lampiran, misalnya Gmail di 25 MB, dan banyak server email perusahaan memasang batas yang lebih kecil. Untuk file besar, gunakan tautan, dan pastikan aksesnya terbuka serta tidak memerlukan permintaan izin.
Baca juga: Cara Membuat Company Profile Perusahaan: 7 Langkah sampai Siap Dikirim ke Calon Klien
Mengirim lewat WhatsApp
- Perkenalkan diri dulu. Terutama untuk kontak baru. Pesan pertama yang langsung berisi file sering dianggap spam.
- Sampaikan alasan menghubungi. Satu kalimat yang menghubungkan kebutuhan penerima dengan layanan Anda.
- Baru kirim filenya. Sertakan satu kalimat tentang bagian mana yang paling relevan, misalnya halaman portofolio proyek sejenis.
- Tawarkan langkah berikutnya. Misalnya panggilan singkat atau kunjungan, dengan pilihan waktu.
Company profile yang memang dirancang untuk dikirim lewat WhatsApp, seperti milik Agrapana Interior, mencantumkan kontak sejak sampul sehingga penerima bisa langsung membalas tanpa mencari nomor di halaman terakhir.
Contoh pesan pengantar
“Selamat siang Bapak Budi, saya Rina dari PT Contoh Abadi. Menindaklanjuti obrolan kita di pameran kemarin soal kebutuhan rak gudang, saya lampirkan company profile kami. Halaman 4 berisi proyek gudang distribusi yang skalanya mirip dengan kebutuhan Bapak. Apakah Kamis atau Jumat ini ada waktu 15 menit untuk berdiskusi?”
Tindak lanjut tanpa terkesan memaksa
Tunggu dua sampai tiga hari kerja, lalu tindak lanjuti dengan informasi baru, misalnya proyek serupa atau jawaban atas kebutuhan yang mereka sebutkan. Hindari pesan “apakah sudah dibaca?”, karena tidak memberi alasan baru bagi penerima untuk membalas.
Bila Anda ingin company profile yang sejak awal disiapkan dalam dua versi, ringan untuk dikirim dan siap cetak, keduanya termasuk dalam layanan jasa pembuatan company profile kami.
Baca juga: Company Profile Supplier: Apa yang Dinilai Tim Procurement Sebelum Anda Masuk Daftar Rekanan
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa ukuran file company profile yang ideal untuk dikirim?
Usahakan cukup ringan agar cepat dibuka di ponsel dan tidak tertahan batas lampiran email, misalnya beberapa megabyte saja. Simpan versi beresolusi tinggi secara terpisah untuk keperluan cetak.
Lebih baik mengirim lampiran atau tautan?
Lampiran lebih praktis bagi penerima karena tidak perlu membuka layanan lain. Tautan cocok untuk file besar atau bila Anda ingin bisa memperbarui isinya, tetapi pastikan aksesnya terbuka dan tidak diblokir jaringan kantor penerima.
Apa yang sebaiknya ditulis saat mengirim company profile lewat WhatsApp?
Perkenalan singkat, alasan Anda menghubungi, dan satu poin yang relevan bagi penerima, baru kemudian file. Mengirim file tanpa konteks sering membuat pesan diabaikan atau dianggap spam.
Kapan sebaiknya melakukan follow-up?
Umumnya dua sampai tiga hari kerja setelah pengiriman. Bawa informasi baru yang relevan, misalnya proyek serupa atau jawaban atas kebutuhan mereka, bukan sekadar menanyakan apakah file sudah dibaca.
Format file apa yang paling aman untuk company profile?
PDF, karena tampilannya sama di hampir semua perangkat dan tidak mudah berubah saat dibuka. Hindari mengirim file presentasi atau dokumen pengolah kata yang tampilannya bisa bergeser di perangkat penerima.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi digital dan marketing internasional yang berbasis di Jakarta. Kami menulis dan mendesain company profile perusahaan yang dipakai untuk menjual, serta membangun website custom dan aplikasi web dan landing page untuk perusahaan B2B.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek dan menghasilkan lebih dari 1.000 leads B2B untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain.
Company profile Anda jarang dibalas?
Ceritakan bagaimana tim Anda biasanya mengirimkannya. Kami bantu memperbaiki file maupun cara pengirimannya. Konsultasi awal bersifat gratis dan tidak mengikat.
