Angka seratus juta rupiah sering muncul sebagai titik awal pembicaraan. Ia cukup besar untuk membangun sesuatu yang serius, tetapi tidak cukup untuk membangun segalanya. Justru karena itu, pertanyaan mengenai budget sistem custom pada angka ini paling sering salah dijawab.
Catatan penting: tulisan ini membahas cara berpikir mengenai ruang lingkup, bukan daftar harga RHP. Angka yang disebut adalah anggaran yang dibawa pembaca, bukan penawaran kami. Untuk mengetahui biaya pekerjaan Anda, ruang lingkupnya perlu dibahas lebih dulu.
Kenapa jawabannya tidak bisa berupa daftar fitur
Pertanyaan yang biasanya diajukan berbunyi seperti ini, dengan seratus juta dapat fitur apa saja. Pertanyaan itu sulit dijawab karena biaya sistem tidak ditentukan oleh jumlah fitur, melainkan oleh kerumitan aturan di balik fitur tersebut.
Sebagai gambaran, sebuah sistem persetujuan dokumen bisa selesai dalam hitungan minggu bila aturannya sederhana, atau memakan waktu berbulan-bulan bila persetujuannya bertingkat, berbeda per nilai transaksi, memiliki pengecualian per departemen, dan harus mencatat jejak audit yang lengkap. Keduanya disebut fitur yang sama pada daftar kebutuhan.
Baca juga: Berapa Lama Membangun Sistem Custom? Timeline Jujur dari 100+ Proyek
Ke mana anggaran sebenarnya pergi
| Komponen | Sering diremehkan karena |
|---|---|
| Pemetaan proses dan perancangan | Terlihat seperti rapat, padahal menentukan seluruh biaya berikutnya |
| Pembangunan sistem | Satu-satunya bagian yang biasanya diperhitungkan |
| Migrasi dan pembersihan data | Diasumsikan data sudah rapi, padahal jarang demikian |
| Pengujian | Dianggap selesai bila tidak ada pesan kesalahan |
| Pelatihan dan pendampingan | Dianggap cukup satu sesi |
| Perbaikan setelah dipakai | Selalu ada, karena kebutuhan nyata baru terlihat saat dipakai |
Penawaran yang hanya menghitung pembangunan sistem akan selalu terlihat lebih murah. Selisihnya tidak hilang, hanya berpindah menjadi pekerjaan yang harus dibayar belakangan atau dikerjakan sendiri oleh tim Anda.
Yang realistis dikerjakan dengan anggaran ini
Dengan anggaran di kisaran tersebut, pendekatan yang paling sering berhasil adalah menyelesaikan satu proses inti secara tuntas, bukan menyentuh banyak proses secara dangkal.
- Satu alur kerja utama yang dibangun sampai selesai. Misalnya pengajuan dan persetujuan, pencatatan pesanan, atau penanganan purnajual.
- Sistem dengan beberapa peran pengguna dan hak akses yang jelas.
- Beberapa laporan yang benar-benar dipakai manajemen.
- Satu integrasi ke sistem yang sudah ada, misalnya ke website atau ke sistem akuntansi.
- Migrasi data dari sumber yang sudah cukup rapi.
- Pelatihan dan pendampingan pada periode awal pemakaian.
Yang umumnya belum realistis pada anggaran ini adalah membangun beberapa modul besar sekaligus, misalnya menggantikan seluruh fungsi ERP, atau membangun aplikasi bergerak terpisah di samping sistem utamanya.
Kalau kebutuhan Anda lebih besar dari anggaran
Ini situasi yang paling sering terjadi, dan ada tiga jalan keluar yang masuk akal.
- Persempit ruang lingkup, bukan kualitas. Bangun satu proses dengan benar, lalu tambahkan proses lain pada tahap berikutnya. Ini pilihan yang hampir selalu kami sarankan.
- Pertimbangkan sistem siap pakai untuk sebagian kebutuhan. Bila sebagian besar kebutuhan Anda sebenarnya umum, memakai ERP Odoo untuk bagian standar lalu membangun khusus hanya bagian yang benar-benar khas sering jauh lebih hemat.
- Tunda bagian yang belum jelas. Proses yang aturannya masih diperdebatkan internal sebaiknya tidak dibangun dulu, karena perubahan di tengah pengerjaan adalah sumber pembengkakan biaya terbesar.
Yang tidak kami sarankan adalah memaksakan seluruh kebutuhan masuk ke dalam anggaran dengan cara memangkas pengujian, pelatihan, dan pendampingan. Penghematan itu selalu kembali sebagai biaya yang lebih besar.
Baca juga: Tanda Perusahaan Anda Sudah Harus Pindah dari Spreadsheet ke Sistem
Cara membaca penawaran yang berbeda jauh
Bila Anda menerima penawaran dengan selisih berlipat untuk kebutuhan yang sama, periksa hal berikut sebelum menyimpulkan mana yang kemahalan.
- Apakah pemetaan proses termasuk, atau vendor langsung membangun dari daftar keinginan Anda.
- Apakah migrasi data termasuk, dan siapa yang membersihkan datanya.
- Berapa putaran revisi yang tercakup sebelum dikenakan biaya tambahan.
- Apakah pengujian dilakukan bersama pengguna atau hanya oleh tim teknis.
- Berapa lama pendampingan setelah sistem dipakai.
- Siapa pemilik kode sumber setelah proyek selesai.
- Berapa biaya pemeliharaan pada tahun berikutnya.
Pertanyaan terakhir sering terlewat. Sistem yang murah dibangun tetapi mahal dipelihara bukan penghematan, hanya penundaan pembayaran.
Tanda anggaran Anda akan terpakai dengan baik
- Anda dapat menyebutkan satu proses yang paling menyakitkan, bukan sepuluh keinginan.
- Ada orang di internal yang berwenang mengambil keputusan cepat saat pertanyaan muncul.
- Aturan bisnis yang akan dibangun sudah disepakati, bukan masih diperdebatkan.
- Data yang akan dipindahkan sudah diperiksa kondisinya.
- Ada kesediaan mengubah kebiasaan kerja, bukan meminta sistem meniru kebiasaan lama sepenuhnya.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Rp100 juta cukup untuk membangun sistem custom?
Cukup untuk menyelesaikan satu proses inti secara tuntas beserta migrasi data, pengujian, dan pelatihan. Belum cukup untuk menggantikan seluruh fungsi operasional perusahaan sekaligus. Yang menentukan bukan besarnya angka, melainkan seberapa sempit dan jelas ruang lingkupnya.
Kenapa penawaran antar vendor bisa berbeda berlipat?
Umumnya karena ruang lingkupnya berbeda, bukan karena salah satunya kemahalan. Periksa apakah pemetaan proses, migrasi data, pengujian bersama pengguna, pelatihan, dan pendampingan sudah termasuk. Setelah disamakan, selisihnya biasanya menyusut jauh.
Lebih baik membangun custom atau memakai sistem siap pakai?
Bergantung pada seberapa khas proses Anda. Bila sebagian besar kebutuhan sebenarnya umum, memakai sistem siap pakai untuk bagian standar lalu membangun khusus hanya bagian yang benar-benar khas hampir selalu lebih hemat dan lebih cepat.
Apakah bisa dibangun bertahap dengan anggaran terbagi?
Bisa, dan justru kami sarankan. Membangun satu proses lebih dulu memberi manfaat yang cepat terasa sekaligus memberi pelajaran yang membuat tahap berikutnya lebih tepat sasaran dan lebih murah.
Apa yang paling sering membuat biaya membengkak?
Perubahan kebutuhan di tengah pengerjaan, terutama pada proses yang aturannya belum disepakati internal sebelum proyek dimulai. Penyebab kedua adalah data yang ternyata jauh lebih berantakan daripada yang diperkirakan saat penawaran disusun.
Apakah angka dalam artikel ini adalah harga RHP?
Bukan. Angka seratus juta di sini adalah anggaran yang umum dibawa calon klien sebagai titik awal pembicaraan, dan tulisan ini membahas cara menyesuaikan ruang lingkup dengan anggaran tersebut. Biaya pekerjaan Anda hanya dapat ditentukan setelah ruang lingkupnya dibahas.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi digital dan marketing internasional yang berbasis di Jakarta. Kami membangun software dan sistem custom, sistem CRM custom, serta aplikasi web berbasis Laravel.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek dan menghasilkan lebih dari 1.000 leads B2B untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain.
Sesuaikan ruang lingkup dengan anggaran Anda
Jika Anda sudah memiliki angka anggaran tetapi belum yakin apa yang realistis dikerjakan di dalamnya, kami dapat membantu memetakan proses mana yang paling layak dibangun lebih dulu. Konsultasi awal bersifat gratis dan tidak mengikat.
