Dokumentasi kegiatan CSR sering diperlakukan sebagai kebutuhan administratif. Fotografer dipanggil, ratusan foto dihasilkan, lalu berkasnya tersimpan di penyimpanan bersama dan jarang dibuka lagi.
Padahal kegiatan tersebut merupakan bukti komitmen perusahaan yang dibutuhkan untuk laporan keberlanjutan, komunikasi kepada pemangku kepentingan, dan penguatan reputasi. Jasa dokumentasi event CSR yang tepat dirancang untuk kebutuhan tersebut sejak awal.
Perbedaan dokumentasi biasa dan dokumentasi dampak
| Aspek | Dokumentasi biasa | Dokumentasi dampak |
|---|---|---|
| Fokus | Momen kegiatan | Perubahan yang dihasilkan |
| Perencanaan | Ditentukan saat hari pelaksanaan | Disusun sebelum kegiatan dimulai |
| Subjek utama | Pejabat dan panitia | Penerima manfaat dan lokasi |
| Hasil akhir | Kumpulan foto | Materi siap pakai untuk laporan dan publikasi |
| Pemanfaatan | Arsip | Laporan keberlanjutan, media, komunikasi internal |
Perbedaan terbesar terletak pada perencanaan. Dokumentasi dampak memerlukan pemahaman tentang cerita yang ingin disampaikan sebelum kamera diaktifkan.
Yang perlu ditentukan sebelum hari pelaksanaan
- Siapa audiens akhirnya. Laporan untuk pemegang saham berbeda kebutuhannya dengan unggahan media sosial.
- Indikator dampak yang ingin ditunjukkan. Jumlah penerima manfaat, luas area, atau volume material.
- Kondisi sebelum kegiatan. Tanpa rekaman kondisi awal, perubahan tidak dapat ditunjukkan.
- Izin pengambilan gambar. Terutama bila melibatkan anak atau kelompok rentan.
- Format keluaran yang dibutuhkan. Foto laporan, video pendek, atau keduanya.
Poin ketiga paling sering terlewat. Rekaman kondisi sebelum kegiatan hanya dapat diambil sekali, dan tidak dapat diulang setelah kegiatan berlangsung.
Baca juga: Apa Itu Konten Pemasaran Digital
Studi kasus: World Cleanup Day Indonesia
Kolaborasi World Cleanup Day Indonesia bersama Mantappu Corp merupakan kegiatan berskala besar dengan banyak titik lokasi dan peserta. Tantangannya bukan sekadar merekam kegiatan, melainkan mengangkat skala dampak kolaborasi tersebut sehingga dapat dikomunikasikan secara meyakinkan.
Kami menangani dokumentasi event sosial dan CSR untuk amplifikasi dampak kolaborasi tersebut, dengan perencanaan liputan yang disusun mengikuti cerita dampak yang ingin disampaikan.
Baca juga: Studi Kasus: World Cleanup Day Indonesia x Mantappu Corp
Memaksimalkan nilai hasil dokumentasi
- Laporan keberlanjutan tahunan. Materi visual yang kuat meningkatkan kualitas laporan secara signifikan.
- Komunikasi kepada pemangku kepentingan. Bukti nyata lebih meyakinkan daripada pernyataan komitmen.
- Rekrutmen dan komunikasi internal. Kegiatan CSR merupakan salah satu daya tarik utama bagi calon karyawan.
- Publikasi media. Materi berkualitas meningkatkan peluang liputan.
- Dokumentasi kepatuhan. Sebagian sektor mewajibkan pelaporan kegiatan sosial.
Karena hasilnya digunakan di banyak saluran, sepakati sejak awal format dan resolusi yang dibutuhkan, agar tidak ada materi yang ternyata tidak dapat dipakai untuk keperluan tertentu.
Untuk kegiatan korporat lainnya
Prinsip yang sama berlaku untuk peluncuran produk, peresmian fasilitas, dan pertemuan tahunan. Kami menangani kebutuhan tersebut melalui jasa dokumentasi foto dan video event, dengan pendekatan yang menempatkan tujuan komunikasi sebagai dasar perencanaan liputan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa bedanya dokumentasi biasa dan dokumentasi dampak?
Dokumentasi biasa fokus pada momen kegiatan dan menghasilkan kumpulan foto untuk arsip. Dokumentasi dampak fokus pada perubahan yang dihasilkan, direncanakan sebelum kegiatan, dan menghasilkan materi siap pakai untuk laporan keberlanjutan serta publikasi.
Apa yang paling sering terlewat dalam dokumentasi CSR?
Rekaman kondisi sebelum kegiatan. Tanpa itu, perubahan tidak dapat ditunjukkan. Rekaman kondisi awal hanya dapat diambil sekali dan tidak dapat diulang setelah kegiatan berlangsung.
Apa yang harus ditentukan sebelum hari pelaksanaan?
Siapa audiens akhirnya, indikator dampak yang ingin ditunjukkan, rekaman kondisi sebelum kegiatan, izin pengambilan gambar terutama bila melibatkan anak atau kelompok rentan, serta format keluaran yang dibutuhkan.
Untuk apa saja hasil dokumentasi CSR dipakai?
Laporan keberlanjutan tahunan, komunikasi kepada pemangku kepentingan, rekrutmen dan komunikasi internal, publikasi media, serta dokumentasi kepatuhan pada sektor yang mewajibkan pelaporan kegiatan sosial.
Kenapa format keluaran perlu disepakati di awal?
Karena hasilnya digunakan di banyak saluran dengan kebutuhan resolusi dan rasio berbeda. Menyepakati format sejak awal mencegah adanya materi yang ternyata tidak dapat dipakai untuk keperluan tertentu.
Apakah pendekatan ini berlaku untuk event korporat lain?
Berlaku. Prinsip yang sama berlaku untuk peluncuran produk, peresmian fasilitas, dan pertemuan tahunan, yaitu menempatkan tujuan komunikasi sebagai dasar perencanaan liputan, bukan sekadar merekam apa yang terjadi.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi digital dan marketing internasional yang berbasis di Jakarta. Kami menangani dokumentasi event korporat dan CSR, produksi video berkualitas sinema, serta social media marketing untuk memperkuat jangkauannya.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain.
Rencanakan dokumentasi kegiatan Anda
Jika Anda sedang menyiapkan kegiatan CSR dan ingin hasilnya benar-benar terpakai untuk laporan maupun publikasi, kami dapat membantu menyusun rencana liputan sebelum hari pelaksanaan. Konsultasi awal bersifat gratis dan tidak mengikat.
