Pertanyaan tentang lama pembuatan sistem custom sulit dijawab dengan satu angka, dan vendor yang langsung menyebut durasi tanpa memahami proses Anda sebaiknya diwaspadai.
Yang dapat dijelaskan dengan jujur adalah tahapan yang harus dilalui, faktor yang memperpanjang atau mempersingkatnya, serta hal yang berada dalam kendali Anda.
Tahapan yang selalu ada
| Tahap | Porsi waktu | Yang menentukan durasi |
|---|---|---|
| Penemuan dan pemetaan proses | 15 sampai 20 persen | Kejelasan proses Anda saat ini |
| Perancangan alur dan antarmuka | 15 persen | Jumlah peran pengguna dan layar |
| Pengembangan | 40 sampai 45 persen | Jumlah modul dan titik integrasi |
| Pengujian dan perbaikan | 15 sampai 20 persen | Kompleksitas aturan bisnis |
| Peluncuran dan pendampingan | 10 persen | Jumlah pengguna dan kesiapan tim |
Perhatikan bahwa penulisan kode hanya menempati sekitar 40 persen. Sisanya adalah memahami masalah, merancang solusi, dan memastikan sistem benar-benar dipakai.
Baca juga: Tanda Perusahaan Anda Sudah Harus Pindah dari Spreadsheet ke Sistem
Faktor yang paling memengaruhi durasi
Kejelasan proses Anda
Perusahaan yang sudah mendokumentasikan alur kerjanya dapat melewati tahap penemuan jauh lebih cepat. Bila setiap orang menjelaskan proses dengan versi berbeda, tahap ini akan panjang, dan memang seharusnya panjang.
Jumlah peran pengguna
Sistem dengan satu jenis pengguna jauh lebih sederhana daripada sistem yang melayani admin, staf lapangan, manajer, dan pelanggan sekaligus, karena masing-masing memerlukan tampilan dan hak akses berbeda.
Titik integrasi
Setiap koneksi ke sistem lain menambah pekerjaan pengembangan dan pengujian, terlebih bila sistem tersebut milik pihak ketiga yang jadwalnya di luar kendali Anda. Pembahasan lebih lanjut ada pada jasa integrasi sistem dan API.
Ketersediaan pengambil keputusan
Ini faktor yang paling sering diremehkan. Proyek berhenti menunggu jawaban atas pertanyaan yang hanya dapat dijawab pihak Anda.
Enam penyebab keterlambatan tersering
- Ruang lingkup bertambah di tengah jalan. Permintaan baru muncul setelah tim melihat sistem berjalan.
- Umpan balik tertunda. Setiap minggu menunggu persetujuan adalah satu minggu tambahan.
- Aturan bisnis baru terungkap saat pengujian. Pengecualian yang tidak disebutkan di awal.
- Data lama lebih berantakan dari perkiraan. Terungkap ketika migrasi dimulai.
- Pihak ketiga tidak siap. Integrasi menunggu kesiapan sistem lain.
- Terlalu banyak pengambil keputusan. Setiap tinjauan menghasilkan arahan yang berbeda.
Lima dari enam faktor ini berada di sisi perusahaan. Kabar baiknya, hal itu berarti kecepatan proyek sebagian besar berada dalam kendali Anda.
Baca juga: 7 Penyebab Implementasi ERP Gagal di Perusahaan Indonesia
Cara mempercepat tanpa menambah risiko
- Tunjuk satu pengambil keputusan. Boleh berkonsultasi dengan siapa pun, namun keputusan akhir ada pada satu orang.
- Dokumentasikan proses sebelum proyek dimulai. Termasuk seluruh pengecualiannya.
- Bekukan ruang lingkup fase pertama. Kumpulkan permintaan baru untuk fase berikutnya.
- Sepakati jadwal umpan balik. Misalnya tinjauan setiap dua minggu dengan tenggat tanggapan yang jelas.
- Mulai membersihkan data sekarang. Pekerjaan ini dapat berjalan paralel dengan pengembangan.
Pendekatan bertahap yang kami sarankan
Alih-alih membangun seluruh sistem lalu meluncurkannya sekaligus, kami menyarankan meluncurkan satu alur yang utuh terlebih dahulu. Pendekatan ini memberi tiga keuntungan, yaitu manfaat dirasakan lebih awal, umpan balik nyata diperoleh sebelum modul berikutnya dibangun, dan risiko kegagalan besar berkurang secara signifikan.
Pendekatan ini kami terapkan baik pada pembangunan software dan sistem custom maupun pada implementasi ERP Odoo.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Kenapa vendor tidak bisa langsung menyebut durasi proyek?
Karena durasi ditentukan oleh kejelasan proses Anda, jumlah peran pengguna, dan titik integrasi. Vendor yang langsung menyebut durasi tanpa memahami proses Anda sebaiknya diwaspadai, karena angkanya hampir pasti berubah di tengah jalan.
Berapa porsi waktu yang dipakai untuk menulis kode?
Sekitar empat puluh persen. Sisanya dipakai untuk memahami masalah, merancang solusi, menguji, dan memastikan sistem benar-benar dipakai. Ini sering mengejutkan perusahaan yang mengira pengembangan adalah bagian terbesar.
Apa penyebab keterlambatan yang paling sering terjadi?
Ruang lingkup yang bertambah di tengah jalan dan umpan balik yang tertunda. Lima dari enam penyebab keterlambatan berada di sisi perusahaan, yang berarti kecepatan proyek sebagian besar berada dalam kendali Anda.
Bagaimana mempercepat proyek tanpa menambah risiko?
Tunjuk satu pengambil keputusan akhir, dokumentasikan proses sebelum proyek dimulai termasuk pengecualiannya, bekukan ruang lingkup fase pertama, sepakati jadwal umpan balik yang tetap, dan mulai membersihkan data sejak sekarang.
Kenapa jumlah peran pengguna memengaruhi durasi?
Karena setiap peran memerlukan tampilan dan hak akses berbeda. Sistem dengan satu jenis pengguna jauh lebih sederhana dibanding sistem yang melayani admin, staf lapangan, manajer, dan pelanggan sekaligus.
Apakah lebih baik meluncurkan sekaligus atau bertahap?
Bertahap. Meluncurkan satu alur utuh terlebih dahulu memberi tiga keuntungan, yaitu manfaat dirasakan lebih awal, umpan balik nyata diperoleh sebelum modul berikutnya dibangun, dan risiko kegagalan besar berkurang signifikan.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi digital dan marketing internasional yang berbasis di Jakarta. Kami merancang dan membangun sistem bisnis dari nol, termasuk CRM custom dan aplikasi web untuk kebutuhan operasional B2B.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain.
Perkirakan timeline proyek Anda
Jika Anda memiliki tenggat tertentu dan ingin mengetahui apakah realistis, kami dapat membantu memecah kebutuhan Anda menjadi fase yang dapat dikerjakan bertahap. Konsultasi awal bersifat gratis dan tidak mengikat.
