Sebagian besar perusahaan tidak kekurangan perangkat lunak. Mereka justru memiliki terlalu banyak sistem yang tidak saling berbicara, sehingga data yang sama dimasukkan berulang kali oleh orang berbeda.
Jasa integrasi sistem menyelesaikan persoalan ini tanpa mengharuskan Anda mengganti sistem yang sudah berjalan dan sudah dikuasai tim.
Tanda perusahaan Anda membutuhkan integrasi
- Data pelanggan diketik ulang dari website ke sistem penjualan.
- Stok di toko daring berbeda dengan stok di sistem gudang.
- Tim keuangan menyusun laporan dengan menyalin data dari beberapa aplikasi.
- Terdapat staf yang sebagian besar waktunya dihabiskan memindahkan data antar sistem.
- Keputusan tertunda karena laporan gabungan baru siap beberapa hari kemudian.
Biaya dari kondisi di atas jarang muncul sebagai pos pengeluaran. Ia tersembunyi dalam bentuk waktu kerja, kekeliruan input, dan keputusan yang terlambat.
Baca juga: Tanda Perusahaan Anda Sudah Harus Pindah dari Spreadsheet ke Sistem
Tiga pola integrasi yang umum
Sinkronisasi terjadwal
Data dipertukarkan pada interval tertentu, misalnya setiap jam. Paling sederhana dan paling murah, cocok untuk data yang tidak perlu seketika seperti laporan penjualan harian.
Integrasi berbasis peristiwa
Perubahan di satu sistem langsung memicu pembaruan di sistem lain. Diperlukan untuk data yang harus akurat seketika, misalnya stok pada toko daring.
Lapisan penghubung terpusat
Satu titik tengah yang mengatur pertukaran data antar banyak sistem. Lebih kompleks di awal, namun jauh lebih mudah dikelola ketika jumlah sistem terus bertambah.
Pemilihan pola bergantung pada seberapa cepat data harus tersedia dan berapa banyak sistem yang terlibat. Memilih pola yang terlalu rumit di awal adalah pemborosan yang umum terjadi.
Integrasi yang paling sering diminta
| Hubungan | Manfaat utama |
|---|---|
| Website ke CRM | Prospek masuk otomatis, tidak ada yang terlewat |
| Toko daring ke ERP | Stok dan harga selalu selaras |
| CRM ke akuntansi | Penawaran yang disetujui langsung menjadi dokumen penjualan |
| Sistem booking ke kalender tim | Menghindari jadwal bentrok |
| ERP ke pelaporan | Dasbor manajemen terisi otomatis |
Yang perlu diperhatikan sebelum memulai
- Tentukan sistem mana yang menjadi sumber kebenaran. Bila dua sistem menyimpan data pelanggan, tetapkan mana yang menang saat terjadi perbedaan.
- Periksa ketersediaan API. Tidak semua perangkat lunak menyediakan akses yang memadai.
- Rancang penanganan kegagalan. Integrasi akan gagal sesekali, dan sistem harus memberi tahu Anda, bukan diam.
- Bersihkan data terlebih dahulu. Menyinkronkan data yang berantakan hanya menyebarkan kekacauan.
- Mulai dari satu hubungan. Buktikan manfaatnya sebelum memperluas.
Baca juga: Apa Itu Sistem ERP dan Perannya dalam Operasi Bisnis Terintegrasi
Integrasi atau ganti sistem
Pertanyaan ini sering muncul. Panduan sederhananya, integrasi lebih tepat bila sistem yang ada sudah berfungsi baik dan tim sudah menguasainya. Penggantian sistem lebih tepat bila sistem lama memang sudah tidak memadai, atau bila jumlah integrasi yang dibutuhkan sudah melebihi kompleksitas satu sistem terpadu seperti ERP Odoo.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa tanda perusahaan membutuhkan integrasi sistem?
Data pelanggan diketik ulang dari website ke sistem penjualan, stok di toko daring berbeda dengan sistem gudang, laporan disusun dengan menyalin data dari beberapa aplikasi, dan ada staf yang sebagian besar waktunya memindahkan data antar sistem.
Apa saja pola integrasi yang umum dipakai?
Sinkronisasi terjadwal untuk data yang tidak perlu seketika, integrasi berbasis peristiwa untuk data yang harus akurat langsung seperti stok, dan lapisan penghubung terpusat ketika jumlah sistem terus bertambah.
Bagaimana menentukan sistem mana yang menjadi acuan utama?
Tetapkan satu sistem sebagai sumber kebenaran sejak awal. Bila dua sistem menyimpan data pelanggan, tentukan mana yang menang saat terjadi perbedaan, karena tanpa aturan ini integrasi justru menyebarkan kekacauan.
Apakah semua perangkat lunak bisa diintegrasikan?
Tidak semuanya. Integrasi bergantung pada ketersediaan API yang memadai. Sebagian perangkat lunak lama tidak menyediakan akses yang cukup, sehingga perlu diperiksa sebelum proyek dimulai.
Lebih baik integrasi atau mengganti sistem?
Integrasi lebih tepat bila sistem yang ada berfungsi baik dan tim sudah menguasainya. Penggantian lebih tepat bila sistem lama memang tidak memadai, atau bila jumlah integrasi yang dibutuhkan sudah melebihi kompleksitas satu sistem terpadu.
Dari mana sebaiknya memulai?
Dari satu hubungan saja, biasanya yang paling banyak menyita waktu tim. Buktikan manfaatnya lebih dulu, bersihkan data sebelum disinkronkan, dan rancang penanganan kegagalan agar sistem memberi tahu Anda ketika ada masalah.
Tentang RHP
PT RHP Cipta Digital adalah agensi digital dan marketing internasional yang berbasis di Jakarta. Kami membangun software dan sistem custom serta menangani integrasi antar sistem, termasuk menghubungkan CRM custom dengan operasional perusahaan.
Kami telah menyelesaikan lebih dari 100 proyek untuk klien di Amerika Serikat, Indonesia, dan sejumlah negara lain.
Petakan kebutuhan integrasi Anda
Jika tim Anda masih memindahkan data secara manual antar sistem, kami dapat membantu menghitung waktu yang terbuang dan menentukan hubungan mana yang paling layak diotomatisasi lebih dulu. Konsultasi awal bersifat gratis dan tidak mengikat.
